Datak
    🧭 Implementación paso a paso

    Guía de Implementación – Datak

    Implementación paso a paso para clientes y usuarios

    Esta guía tiene como objetivo acompañar al cliente en la configuración inicial del sistema Datak, asegurando una implementación ordenada, segura y correcta, que permita iniciar operaciones sin reprocesos ni errores contables.

    Siga las fases en el orden indicado.

    1

    FASE 1. Usuarios, roles y seguridad

    Objetivo: Configurar los accesos al sistema para garantizar seguridad de la información y control operativo.

    Pasos

    1. 1Crear los perfiles de usuario según la función: • Administrador • Contabilidad • Facturación / Ventas
    2. 2Definir permisos por módulo: • Crear • Editar • Anular • Consultar
    3. 3Restringir la eliminación de documentos contables.
    4. 4Crear los usuarios del sistema y asignar el perfil correspondiente.

    Resultado esperado

    • Usuarios creados.
    • Permisos correctamente asignados.
    • Control de acceso operativo funcionando.
    Menú de roles y permisos en DatakVista de roles y permisos en Datak
    2

    FASE 2. Preparación y validación contable

    Objetivo: Asegurar que la estructura contable esté correctamente configurada antes de iniciar operaciones.

    Pasos

    1. 1Revisar el Plan Único de Cuentas (PUC).
    2. 2Validar que existan como mínimo las siguientes cuentas: • Ingresos • Costos • Gastos • Impuestos • Cartera • Inventarios • Bancos
    3. 3Crear o ajustar subcuentas según la operación de la empresa.
    4. 4Cargar el PUC en el sistema.
    5. 5Crear los grupos contables: • Grupos de artículos: Inventarios, Costos, Ventas, Devoluciones • Grupos de terceros: Clientes, Proveedores, Empleados, Otros
    6. 6Validar que cada grupo tenga las cuentas contables correctas.

    Resultado esperado

    • PUC correctamente cargado.
    • Grupos contables configurados.
    • Contabilización automática funcionando.
    Módulo de contabilidad en Datak
    3

    FASE 3. Estructura operativa

    Objetivo: Configurar la base operativa para la gestión financiera, administrativa y logística.

    Pasos

    1. 1Crear los centros de costos según la estructura de la empresa.
    2. 2Crear las bodegas (si maneja inventarios).
    3. 3Definir y cargar las listas de precios: • Precio base • Otras listas si aplica
    4. 4Configurar los conceptos de retención: • Retención en la fuente • Retención de IVA • Asociar cuentas contables
    5. 5Crear las cuentas de pago: • Bancos • Caja • Otros medios de pago

    Resultado esperado

    • Centros de costos activos.
    • Bodegas configuradas.
    • Listas de precios listas.
    • Retenciones correctamente parametrizadas.
    • Cuentas de pago operativas.
    Estructura operativa en Datak
    4

    FASE 4. Carga de información base (Excel)

    Objetivo: Cargar la información principal sin afectar saldos ni contabilización.

    Pasos

    1. 1Diligenciar las plantillas Excel de: • Artículos • Terceros (clientes y proveedores)
    2. 2Verificar: • Datos completos • Sin duplicados • Impuestos correctos • Grupos contables bien asignados
    3. 3Cargar los archivos en el sistema.
    4. 4Validar consultas y pruebas de creación de documentos.

    Resultado esperado

    • Artículos correctamente cargados.
    • Terceros disponibles para facturación, compras y pagos.
    Módulo de artículos en DatakMódulo de terceros en Datak
    5

    FASE 5. Configuración de facturación e inventarios

    Objetivo: Dejar listos los documentos operativos y la facturación electrónica.

    Pasos

    1. 1Configurar: • Numeraciones • Prefijos • Resoluciones DIAN
    2. 2Realizar pruebas de facturación.
    3. 3Cargar el inventario inicial: • Por artículo • Por bodega • Con su respectivo costo

    Resultado esperado

    • Facturación operativa.
    • Inventario inicial correctamente cargado.
    Configuración de facturación en Datak
    6

    FASE 6. Carga de saldos iniciales

    Objetivo: Iniciar operación con información financiera real y confiable.

    Pasos

    1. 1Registrar el balance de apertura.
    2. 2Cargar: • Cartera inicial (facturas pendientes) • Tesorería inicial (saldos de bancos y caja)
    3. 3Conciliar los saldos contra: • Balance del sistema anterior • Estados financieros reales

    Resultado esperado

    • Balance cuadrado.
    • Cartera conciliada.
    • Bancos y caja correctos.
    Saldos iniciales de cartera en DatakSaldos iniciales de tesorería en Datak
    7

    FASE 7. Pruebas finales y salida en vivo

    Objetivo: Confirmar que el sistema esté listo para operación real.

    Pasos

    1. 1Realizar pruebas completas de: • Facturación • Compras • Pagos • Inventarios • Notas contables
    2. 2Validar la contabilización automática.
    3. 3Corregir ajustes finales.
    4. 4Iniciar operación productiva.

    Resultado esperado

    • Sistema operativo al 100%.
    • Inicio oficial de uso en vivo.

    Recomendaciones finales

    Realizar la implementación en orden secuencial.
    No cargar saldos sin haber validado la estructura contable.
    No iniciar facturación sin haber habilitado en la DIAN.
    Guardar copia de los archivos Excel originales.
    Realizar pruebas antes de comenzar la operación real.