Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

• Razón social: DATAK S.A.S.
• NIT: 901.750.542-6
• Domicilio principal: Cúcuta, Colombia
• Correo electrónico: contacto@datak.co
• Teléfono: 301 6790233
• Sitio web: https://datak.co

2. Marco Legal

Esta política se elabora conforme a lo dispuesto en:

• La Constitución Política de Colombia (Art. 15)
• La Ley 1581 de 2012
• El Decreto 1377 de 2013
• El Decreto 886 de 2014
• El Decreto 1074 de 2015
• La Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio - Título V
• El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD/GDPR) de la Unión Europea

DATAK S.A.S. acata los principios rectores de: Legalidad, Finalidad, Libertad, Veracidad, Transparencia, Acceso y Circulación Restringida, Temporalidad, Seguridad y Confidencialidad.

3. Definiciones

Se aplican las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, incluyendo: Dato personal, dato público, dato sensible, tratamiento, encargado, responsable, titular, base de datos, autorización, entre otros.

4. Objetivo

Establecer las directrices bajo las cuales DATAK S.A.S. realiza el tratamiento de los datos personales obtenidos en el desarrollo de sus actividades comerciales, contractuales y laborales, garantizando la protección de los derechos de los titulares y el cumplimiento del marco normativo vigente.

5. Naturaleza de la Información Recolectada

5.1 Base de Datos de Clientes

Contenido: Nombre, identificación, dirección, teléfono, correo electrónico, actividad económica, información bancaria y datos de facturación.

Finalidad:

• Prestación de servicios de software contable y administrativo
• Envío de información sobre planes, novedades y actualizaciones
• Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias
• Soporte técnico, gestión comercial, cobros y recaudos

Vigencia: Durante la relación contractual y hasta por 1 año posterior a su finalización.

5.2 Base de Datos de Empleados, Ex Empleados y Aspirantes

Contenido: Hoja de vida, información de contacto, historial laboral, datos de seguridad social, información médica (cuando aplique), referencias y datos familiares.

Finalidad:

• Cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social
• Gestión de nómina y bienestar laboral
• Cumplimiento de requerimientos legales y contractuales

Vigencia: Durante la relación laboral y hasta por 90 años contados desde la finalización del vínculo laboral.

5.3 Base de Datos de Proveedores

Contenido: Datos de identificación, contacto, información bancaria y fiscal.

Finalidad: Gestión de pagos, contrataciones y relaciones comerciales. Reportes a autoridades tributarias.

Vigencia: Durante la relación comercial y hasta por 10 años posteriores.

5.4 Base de Datos de Aliados y Partners

Contenido: Nombres, correos electrónicos, RUT y datos bancarios de aliados comerciales o referenciadores.

Finalidad: Gestión de programas de referidos, alianzas y beneficios económicos.

Vigencia: Durante la relación comercial y 10 años posteriores.

5.5 Bases de Datos Sensibles

DATAK S.A.S. obtiene la autorización expresa de los titulares antes del tratamiento de cualquier dato sensible, cumpliendo con los criterios de voluntariedad, necesidad y proporcionalidad.

6. Autorización del Titular

Al crear una cuenta, registrarse, contratar servicios o vincularse laboral o comercialmente con DATAK S.A.S., el titular autoriza el tratamiento de sus datos personales para los fines descritos. La autorización podrá ser escrita, oral o mediante conducta inequívoca.

El titular podrá en cualquier momento revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, mediante comunicación escrita a soporte@datak.co

7. Fuentes y Medios de Recolección

Los datos se obtienen de manera directa del titular o de forma automática mediante:

• Formularios web, registros de usuario o procesos de soporte técnico
• Cookies y herramientas analíticas (Google Analytics, Meta Pixel, etc.)
• Sistemas internos de atención al cliente, CRM o correo electrónico
• Plataformas externas integradas con el software (por ejemplo, DIAN o proveedores de servicios en la nube)
• Asistentes de inteligencia artificial que el usuario conecta a su cuenta (ver sección 14)

8. Medidas de Seguridad

DATAK S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información:

• Servidores con infraestructura de seguridad en Google Cloud Platform
• Cifrado de datos y control de acceso basado en roles
• Políticas internas de confidencialidad y capacitación del personal
• Nombramiento de un Oficial de Protección de Datos (DPO)

9. Uso y Finalidad del Tratamiento

Los datos personales son utilizados exclusivamente para los fines autorizados por el titular:

• Prestar y mantener los servicios ofrecidos por DATAK
• Brindar soporte técnico, capacitación y atención al cliente
• Gestionar cobros, facturación, pagos y operaciones contables
• Ejecución de contratos y prestación de servicios
• Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias
• Envío de comunicaciones sobre productos y actualizaciones
• Control de acceso y auditoría interna
• Transferir datos a proveedores tecnológicos bajo contratos de confidencialidad

10. Aviso de Privacidad

DATAK S.A.S. informa a los titulares que el tratamiento de sus datos personales se realiza conforme a esta política.

11. Derechos del Titular

El titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos
• Solicitar prueba de la autorización otorgada
• Ser informado sobre el uso de sus datos
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
• Solicitar la supresión o revocatoria de la autorización
• Acceder gratuitamente a sus datos personales

12. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

El titular o sus representantes podrán ejercer sus derechos mediante:

• Correo electrónico: soporte@datak.co
• Asunto: "Ejercicio de Derechos Habeas Data"

DATAK responderá dentro de los términos legales establecidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

13. Transferencia Internacional de Datos

Los datos podrán ser alojados o tratados en servidores ubicados dentro o fuera del país. DATAK garantizará que los terceros cumplan con estándares equivalentes o superiores a los exigidos por la legislación colombiana.

14. Uso de Datak desde Asistentes de Inteligencia Artificial (MCP)

El titular puede conectar su cuenta de Datak a un asistente de inteligencia artificial de su elección, como Claude (de Anthropic) o ChatGPT (de OpenAI), a través del servidor MCP de Datak (https://mcp.datak.co/mcp). La conexión se autoriza iniciando sesión en Datak, opera con los mismos permisos que el usuario tiene en Datak y solo permite consultar información y preparar borradores de documentos. Las instrucciones de uso están en datak.co/mcp.

14.1 Datos que se recogen

• Registro de cada llamada: herramienta usada, identificador del usuario, empresa, resultado, duración, asistente (cliente) desde el que se hizo y permisos concedidos a la conexión.
• Auditoría de documentos: cada documento creado desde un asistente deja un registro de auditoría marcado con origen MCP.
• Borradores preparados: los lotes de borradores que el asistente prepara mientras el usuario los revisa y confirma.
• Credenciales de acceso: los tokens OAuth que autorizan la conexión.

Datak no descarga direcciones web ni guarda los archivos adjuntos (fotos, PDF u hojas de cálculo) que el usuario comparte con el asistente: el asistente los lee y envía a Datak solo los datos necesarios para preparar el borrador.

14.2 Uso y almacenamiento

Datak usa esta información únicamente para responder las consultas y preparar o crear los borradores que el usuario solicita, y para seguridad, control de acceso, auditoría y soporte técnico. Se almacena en la infraestructura de Datak en Google Cloud Platform, con las medidas descritas en la sección 8.

14.3 Terceros con quienes se comparte

La información que el usuario consulta o prepara a través del asistente llega al proveedor del asistente que él eligió (por ejemplo, Anthropic u OpenAI), que la trata bajo sus propios términos y política de privacidad, incluida la posible transferencia internacional. Datak no controla ese tratamiento. En lo demás aplican las secciones 9 y 13 de esta política.

14.4 Retención

• Los lotes de borradores preparados vencen a las 24 horas.
• Los accesos OAuth duran 1 hora y se renuevan automáticamente hasta por 30 días, o hasta que el usuario los revoque.
• El registro de auditoría de un documento se conserva junto con el documento.
• Los registros de cada llamada se conservan 30 días y luego se eliminan automáticamente.

14.5 Revocación y contacto

El usuario puede revocar el acceso en cualquier momento desde su asistente (en Claude: Customize → Connectors → Remove; en ChatGPT: Plugins) o solicitándolo a soporte@datak.co. Para el ejercicio de sus derechos aplica el procedimiento de la sección 12.

15. Deberes de DATAK S.A.S.

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad
• Actualizar, rectificar y suprimir datos conforme a solicitud del titular
• Tramitar consultas y reclamos
• Cumplir con el principio de confidencialidad

16. Modificaciones a la Política

DATAK S.A.S. podrá modificar la presente política en cualquier momento. Toda actualización será publicada en el sitio web oficial e informada a los titulares.

17. Fecha de Entrada en Vigencia

Fecha de publicación: 20 de diciembre de 2025

Última actualización: 17 de octubre de 2026

Vigencia: Indefinida mientras subsista el tratamiento de las bases de datos.